KVKK Aydınlatma Metni

1. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası.
• Ofis ve fatura bilgileri: ofis adı, unvan, VKN/TCKN, vergi dairesi, il, ilçe, adres, telefon ve fatura e-postası.
• Hesap ve işlem güvenliği: şifrenin geri döndürülemez özeti, oturum kayıtları, IP adresi, önemli işlemlere ait denetim kayıtları, kullanım koşullarının onaylandığı an ve onaylanan metin sürümü.
• Kullanım bilgileri: bildirim tercihleri, gönderilen hatırlatma ve özet e-postaları.
• Ödeme: abonelik ve ek mükellef siparişleri, ödeme kayıtları. Kart bilgileri tarafımızca işlenmez, doğrudan ödeme kuruluşu tarafından alınır.

2. Mükellef verileri

Ofis'in Hizmet'e girdiği mükellef bilgileri (unvan, VKN/TCKN, vergi türü, defter dönemleri ve durumları) bakımından veri sorumlusu Ofis'tir. Usta Yazılım bu verileri yalnızca Ofis adına, Hizmet'in sunulması amacıyla veri işleyen sıfatıyla işler.

Mükelleflerin aydınlatılması ve verilerin işlenmesine ilişkin hukuki dayanağın sağlanması Ofis'in sorumluluğundadır.

3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası: hesabın açılması, aboneliğin yönetilmesi, ekip davetleri, hatırlatma ve özet e-postalarının gönderilmesi (KVKK md. 5/2-c).
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi: vergi ve ticaret mevzuatından doğan fatura, kayıt ve saklama yükümlülükleri, yetkili mercilerin talepleri (md. 5/2-ç).
• Meşru menfaat: hesap ve işlem güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, hizmetin iyileştirilmesi (md. 5/2-f).
• Ticari elektronik ileti gönderimi yalnızca ayrıca onay verilmesi halinde yapılır. Hizmetle ilgili bilgilendirme ve güvenlik e-postaları bu kapsamda değildir.

4. Aktarım

Kişisel verileriniz yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak; ödemenin alınması için Usta Yazılım Ödeme Merkezi ve PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş.'ye, e-posta gönderimi için e-posta hizmet sağlayıcımıza, sunucu hizmeti aldığımız barındırma sağlayıcısına ve talep halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.

Yedekler şifrelenmiş olarak bulut depolama hizmetinde saklanır. Bu hizmetin sunucuları yurt dışında bulunabilir; aktarım KVKK md. 9'daki usullere uygun olarak yapılır ve yedekler hizmet sağlayıcı tarafından okunamaz biçimde şifrelenir.

Ekip üyelerinin ad ve e-posta adresi aynı Ofis'in diğer üyelerince görülebilir.

5. Toplama yöntemi

Veriler; kayıt, davet ve ayar formları, Excel ile içe aktarma, Hizmet'in kullanımı sırasında oluşan sistem kayıtları ve ödeme merkezinden gelen ödeme bildirimleri aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.

6. Saklama süresi

Hesap ve mükellef bilgileri hizmet ilişkisi süresince, ödeme ve fatura kayıtları ilgili mevzuattaki süreler (Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında 10 yıl) boyunca saklanır. Oturum ve güvenlik kayıtları mevzuatın öngördüğü süre boyunca tutulur.

Süre sonunda ya da Ofis'in talebiyle veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

7. Haklarınız

KVKK md. 11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluşmuşsa silinmesini ya da yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı info@ustagroup.com.tr adresine kayıtlı e-posta adresinizden ya da İhsaniye Mah. 4903 Sok. No:20/19 Akdeniz/Mersin adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Mükellef verilerine ilişkin başvurular veri sorumlusu olan Ofis'e yapılır.